Datenschutz

Lagert Ihr Unternehmen das Erheben, Verarbeiten oder Nutzen personenbezogener Daten an ein anderes Unternehmen aus, dann müssen Sie einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit diesem Unternehmen schließen. Dieser sollte so konkret wie möglich formuliert sein. Ab dem 1.9.2009 haben sich auch in dem hierfür zuständigen § 11 BDSG Änderungen ergeben. Sie sollten also Ihre Altverträge überprüfen – nutzen dazu unsere Checkliste: Altverträge – und ggf. fehlende und neugeregelte Punkte ergänzen. Mit diesen Textbausteinen haben Sie rechtssichere Formulierungen  an der Hand, die Sie in Ihren Ergänzungsverträgen benutzen können.
 

Das Erheben, Verarbeiten oder Nutzen personenbezogener Daten können Sie auch auf die Einwilligung des Betroffenen, also des Beschäftigten, den Sie überwachen wollen, stützen. Auf den ersten Blick sieht dieses Unterfangen recht einfach aus. Tatsächlich müssen für eine Wirksamkeit der Zustimmung viele Regeln und Formvorschriften beachtet werden. So muss die Zustimmung z. B. auf einer freien Willensentscheidung beruhen und schriftlich erfolgen. Das nachstehende Muster zeigt Ihnen eine rechtssichere Einwilligungserklärung.

Wollen Sie z. B. den Personalparkplatz videoüberwachen, um Sachbeschädigungen und Diebstähle zu verhindern bzw. aufzuklären, dann ist dies grundsätzlich möglich. Sie müssen allerdings eine Betriebsvereinbarung darüber schließen, da der Betriebsrat mitbestimmungsrecht hat. Außerdem sind an eine Videoüberwachung strenge Auflagen gebunden, die in der Betriebsvereinbarung erfüllt sein müssen. Das folgende Muster zeigt Ihnen, wie eine solche Betriebsvereinbarung aussehen kann.

Das Erstellen einer Qualifikationsdatenbank passt nicht so richtig zum § 32 Abs. 1  BDSG. Wie sich ein solches Vorhaben dennoch auch datenschutzrechtlich sauber in einer Betriebsvereinbarung regeln lässt, zeigt Ihnen dieses Muster:

Vielleicht trägt sich Ihr Unternehmen mit dem Gedanken, eine neue Software für die Organisation und Verwaltung aller Personalangelegenheiten anzuschaffen. Die Anfrage an die Hersteller entsprechender Software ist schnell gestellt und die Prospekte, Präsentationen und Testversionen sind fast noch schneller im Briefkasten Ihres Unternehmens. Möglicherweise werden Sie feststellen, dass das Thema Datenschutz und Datensicherheit, wenn überhaupt, dann nur am Rande erwähnt wird. Um frühzeitig Ärger zu vermeiden, sollten Sie hier genauer nachhaken. In dieser Checkliste finden Sie alle wichtigen Fragen.

Mit dieser Checkliste können Sie schnell Ihre bestehenden Verträge daraufhin überprüfen, ob sie auch den neuen Anforderungen des § 11 BDSG genügen. Dabei sehen Sie sofort, was Sie alles in einen eventuell erforderlichen Ergänzungsvertrag aufnehmen müssen.

Das Thema Datenschutz im Unternehmen wird ab und an gerade von Geschäftsleitungen nicht ganz so ernst genommen. Schließlich sei die Aufsichtsbehörde eh noch nie vorbeigekommen. Und wenn sie denn mal käme, müsse man ungleich weniger Ärger befürchten, wie es beispielsweise beim Gewerbeaufsichtsamt oder beim Steuerprüfer der Fall wäre. Doch weit gefehlt. Auch die Bußgelder der Aufsichtsbehörden können ganz schön weh tun. Bereiten Sie sich daher auf Prüfungen der Aufsichtsbehörde vor. Nutzen Sie die folgende Checkliste.