Dienstreisen: So gehen Sie jetzt mit den Hotelrechnungen Ihrer Mitarbeiter um

Nachdem die Umsatzsteuer für Übernachtungen zum Jahresanfang auf 7 % gesenkt wurde, stellt sich für Sie als Arbeitgeber die Frage, wie Sie nun mit den Hotelrechnungen bei Dienstreisen Ihrer Mitarbeiter umgehen. Denn steuer- und beitragsfrei erstatten können Sie nur die Kosten der Übernachtung, nicht die des Frühstücks.

In der Vergangenheit gestaltete das sich meist so: Die Hotelrechnungen wiesen Übernachtung und Frühstück in einem Betrag aus. Davon mussten Sie 4,80 € für das Frühstück abziehen und konnten den Rest als Übernachtungskosten steuer- und beitragsfrei erstatten. Nun jedoch weisen die Hotels die Übernachtung (7 % Mehrwertsteuer) und das Frühstück (19 % Mehrwertsteuer) getrennt aus. Dabei fallen für das Frühstück meist mehr als 4,80 € an. Die steuer- und beitragsfreie Erstattung wird für Ihren Mitarbeiter also geringer. Eine Lösung des Problems ist jedoch in Sicht:

Wenn Ihr Mitarbeiter das Frühstück auf Ihre Veranlassung erhält, können Sie die Kosten übernehmen und brauchen es bei der Lohnsteuer nur mit dem amtlichen Sachbezugswert von 1,57 € zu berücksichtigen. Alternativ bezahlt Ihr Mitarbeiter die 1,57 € selbst. Den Rest können Sie dann steuer- und beitragsfrei übernehmen.

Derzeit besteht diese Möglichkeit aber nur, wenn Sie als Arbeitgeber (nicht der Mitarbeiter) das Frühstück vor Beginn der Dienstreise schriftlich bestellt haben. Das müssen Sie bei einer Betriebsprüfung nachweisen können. Sonst fehlt es an der „Veranlassung durch Sie als Arbeitgeber“. Hier ist jedoch eine Vereinfachung geplant (noch nicht verabschiedet). Demnach soll das Frühstück bei Dienstreisen immer als vom Arbeitgeber veranlasst angesehen werden. Bis dahin sollten Sie diejenigen in Ihrem Unternehmen, die Hotelbuchungen für Ihre Mitarbeiter vornehmen, anweisen, dies schriftlich zu tun und dabei ausdrücklich „Übernachtung mit Frühstück“ zu bestellen.

Welche Gestaltungsmöglichkeiten Sie sonst noch bei den Reisekostenerstattungen Ihrer Mitarbeiter haben, lesen Sie hier.


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