Frühjahrsputz in den Personalakten

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Nachdem der Jahreswechsel bewältigt ist, denken Sie vielleicht daran, die Personalakten ehemaliger Mitarbeiter zu vernichten. Dabei sollten Sie folgende Aufbewahrungsfristen einhalten:

• 3 Jahre für allgemeine Personalunterlagen (z. B. Bewerbungsschreiben, Urlaubsanträge, Abmahnungen). Denn danach sind Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verjährt (§ 195 BGB).
• 5 Jahre für Unterlagen, die für die Beitragsberechnung der Sozialversicherung wichtig sind,
• 6 Jahre für Unterlagen, die das Handels- und Steuerrecht betreffen (z. B. Reisekostenabrechnungen, Bewirtungs- und Fahrtkostenbelege),
• 10 Jahre für Buchungsbelege.

Wichtig: Die Fristen beginnen jeweils am Jahresende. 2011 können Sie daher die allgemeinen Personalakten von 2007 oder früher ausgeschiedenen Mitarbeitern vernichten.

Unterlagen, die Sie nicht mehr benötigen, müssen Sie gemäß § 35 BDSG vernichten. Und da Perso-nalakten zu keinem Zeitpunkt allgemein zugänglich sein dürfen, müssen Sie auch bei der Vernichtung die Vertraulichkeit gewährleisten.