Personalakten: So verhindern Sie Klatsch und Tratsch

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Die Personalakten Ihrer Mitarbeiter geben vielfältige Informationen über deren private Verhältnisse, z. B. über Lohnpfändungen, Ehescheidungen usw. Die Sensibilität dieser Daten wird in Anbetracht de jüngsten Datenschutzskandale (wie aktuell bei KiK) allzu deutlich.

Zum Schutz Ihrer Mitarbeiter und Ihres Ansehens sollten Sie darauf achten, dass diese Informationen streng vertraulich behandelt werden. Das können Sie dazu beitragen:

• Geben Sie möglichst wenigen Mitarbeitern Zugang zu den Personalakten: Vorgesetzte sollten nur Zugang zu den Unterlagen der eigenen oder künftiger Mitarbeiter haben. Der Betriebsrat hat kein eigenes Einsichtsrecht.
• Machen Sie klar, dass Sie in jedem Fall Verschwiegenheit erwarten.
• Verpflichten Sie die Mitarbeiter der Personalabteilung auf das Datengeheimnis.
• Heben Sie medizinische Unterlagen von den übrigen Personalakten getrennt auf.
• Heben Sie nur relevante Unterlagen auf, also keine Zeugnisentwürfe oder Entwicklungsplanungen, die nicht verfolgt wurden.