Arbeitszeit – Durch Flexibilisierung mehr Gewinn

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Sind Sie im Bereich Arbeitszeitflexibilisierung up-to-date? Nutzen Sie die Elemente moderner Unternehmensführung für Ihren Betrieb. Die Lohnkosten steigen von Jahr zu Jahr. Eine Weitergabe an Ihre Kunden ist aber oft nicht möglich. Deshalb bleibt nur eine progressive Gestaltung der Arbeitszeit.

Beachten Sie die Vorgaben des Arbeitszeitrechts

Zunächst sollten Sie wissen, welche rechtlichen Vorgaben bei der Verteilung der Arbeitszeit zu beachten sind. Dabei werden Sie sehen, dass für Sie trotz enger Grenzen noch genügend Spielräume offen bleiben.

In vielen Fällen ergeben sich Arbeitszeitregelungen aus Tarifverträgen. Dort sind insbesondere moderne Formen wie Arbeitszeitkonten und variable Arbeitszeiten festgelegt. Das sollten Sie also unbedingt überprüfen.

Neben Regelungen in Tarifverträgen können Absprachen zur Arbeitszeit auch in

• Betriebsvereinbarungen und
• Arbeitsverträgen

enthalten sein.

Wenn sich hieraus keine Regelungen zur Arbeitszeit ergeben, gelten für Sie ausschließlich die gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere das Arbeitszeitgesetz.

Grundsätzlich dürfen Sie nach § 3 ArbZG Ihre Arbeitnehmer pro Tag nicht länger als 8 Stunden beschäftigen.

Lesen Sie hier mehr zu diesem Thema.

Gründe für eine Änderung der Arbeitszeit

Als Nächstes sollten Sie prüfen, ob es Gründe für eine Änderung der Arbeitszeiten gibt.

Wunsch der Mitarbeiter: Zunächst einmal können es Ihre Mitarbeiter selber sein, die in Gesprächen oder Betriebsversammlungen andere Arbeitszeiten wünschen. Die Gefahr eines Burn-out ist dabei oft ausschlaggebend.

Außerbetriebliche Gründe: Sie können auch durch geänderte gesetzliche oder tarifliche Rahmenbedingungen zum Handeln gezwungen werden, beispielsweise durch neue Tarifverträge mit neuen Höchstarbeitszeiten.

Kundenwünsche: Aber auch Kundenwünsche können ausschlaggebend sein. Falls Ihre Kunden wünschen, dass Ihr Unternehmen auch abends und an Wochenenden zu erreichen ist, sollten Sie reagieren.

Nichtauslastung: Eine Reduzierung der Arbeitszeit kann aber auch bei der Nichtauslastung Ihres Betriebes wichtig sein. Dadurch können Sie erhebliche Betriebskosten einsparen und Kündigungen vermeiden. Hier könnten Sie durch die Vereinbarung von Teilzeitarbeit oder die Einführung von Arbeitszeitkonten gegensteuern. Wenn einmal wenig zu tun ist, werden nicht geleistete Stunden im Arbeitszeitkonto vermerkt.

Natürlich kann auch genau das Gegenteil der Fall sein, nämlich dass ein erhöhter Absatz verlängerte Arbeitszeiten erforderlich macht. Dann könnten Sie die vereinbarten Teilzeitstellen wieder in Vollzeitstellen umwandeln oder die Arbeit aus dem Zeitkonto ohne Zahlung von Überstundenzuschlägen abrufen.

Mit dem Tool "Personalkosteneinsparungs-Kalkulator (Arbeitszeit)" können Sie kalkulieren, wie sich eine Veränderung der wöchentlichen Arbeitszeit auf Ihre Personalkosten auswirkt.

Erfassen Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter neu

Wenn Sie nun eine Änderung der Arbeitszeiten in Angriff nehmen wollen, denken Sie zunächst an die Arbeitszeiterfassung.
Alleine eine Änderung hierbei kann in Ihrem Unternehmen schon gravierende positive Veränderungen mit sich bringen.

• Die Mitarbeiter erhalten mehr Eigenverantwortung.
• Vertrauen und Aufgabenorientierung ersetzen das Misstrauensprinzip.
• Überstunden und überquellende Arbeitszeitkonten entstehen nicht mehr.

Mit dem Tool „Zeiterfassung“ können Sie die Arbeitszeit, das Freizeitkonto und den Urlaub eines Mitarbeiters verwalten.

Auch die Überwachung der Mitarbeiter gehört zu Ihren Pflichten. Nutzen Sie dafür diese Checkliste.

Ihre Mittel der Flexibilisierung

Arbeitszeitkonten: Eine weitere interessante Möglichkeit zur Kostensenkung sind Arbeitszeitkonten. Durch die Einführung von Zeitkonten können Sie auch innerhalb der traditionellen 8-Stunden-Woche die Arbeit flexibel gestalten: Resturlaub und Überstunden werden zu einem Guthaben angesammelt. Das wird in der Regel "abgefeiert", oder Sie zahlen es aus. Auch die Kombination von Kurz- und Langzeitkonten ist möglich.

Die Modelle lassen Ihren Mitarbeitern viel individuellen Gestaltungsspielraum. Ihr Unternehmen ist besser ausgelastet und Sie sparen insbesondere Überstundenvergütungen und -zuschläge.

Kurzzeitkonten: Ihre Mitarbeiter führen persönliche Zeitkonten, auf denen Abweichungen zwischen planmäßiger und tatsächlicher Arbeitszeit saldiert werden. Bei höherem Arbeitsaufkommen leisten die Arbeitnehmer Mehrarbeit, die sie in ruhigen Phasen „abfeiern“. Für Sie besteht bei Kurzzeitkonten der weitere Vorteil, dass Sie erforderliche Rückstellungen intern finanzieren können und Abschlüsse von Insolvenzversicherungen nicht erforderlich sind.

Langzeitkonten: Hierbei vereinbaren Sie die Arbeitszeit nicht für eine Woche oder einen Monat, sondern für ein ganzes Jahr oder sogar noch längere Zeiträume. Das Zeitkonto wird entweder zum Ende einer im Voraus bestimmten Periode, bei Erreichen eines bestimmten Saldos oder fortlaufend abgerechnet. Dabei können die angesparten Zeitguthaben Ihrer Mitarbeiter so groß werden, dass sie einer Freistellung von mehreren Monaten oder sogar Jahren entsprechen. Es ist daher für Sie notwendig, die angesparten Guthaben abzusichern - vor allem gegen eine Insolvenz.

Gleitzeit: Fast 50 Prozent der deutschen Unternehmen nutzen Gleitzeitmodelle. Wesentliches Merkmal ist die Flexibilisierungsoption Ihres Arbeitnehmers. Er kann im Rahmen betrieblich vereinbarter Regelungen Beginn und Ende seiner täglichen Arbeitszeit individuell variieren. Sie vereinbaren einen Zeitrahmen, indem die Arbeit geleistet werden muss. Der Arbeitnehmer kann unter Beachtung der Kernzeiten seine Arbeitszeit frei wählen. Dabei ist die Gesamtarbeitszeit für Ihren Arbeitnehmer nicht variabel gestaltbar, sondern von Ihnen festgelegt.

Schichtarbeit: Sie teilen die betriebliche Arbeitszeit in mehrere Zeitabschnitte auf. Ihre Mitarbeiter haben versetzte Anfangszeiten mit unterschiedlicher Dauer und Lage.

Schichtarbeit kann für Sie besonders interessant sein

• aus wirtschaftlichen Gründen zur Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit oder um Maschinenlaufzeiten zu erhöhen und
• aus technischen Gründen, wenn Kosten und Aufwand für das Ein- und Abschalten von Maschinen zu hoch sind.

Im 2-Schichtmodell können Sie eine Tag- und eine Nachtschicht einsetzen oder eine Früh- und eine Spätschicht. 3- und 4- Schichtsysteme sind darauf ausgelegt, eine 24-stündige Ausnutzung der Produktionsanlagen zu erreichen.

Auch die Schichtwechsel sind wiederum von Ihren Mitarbeitern flexibel gestaltbar: Je nach Anforderungen wechseln sich in einem vorgegebenen Zeitrahmen die Schichtarbeiter bei laufenden Bändern und Anlagen ab. Den Zeitpunkt der konkreten Schichtübergabe bestimmen Ihre Mitarbeiter ebenfalls selbst.

Teilzeitarbeit: Wahrscheinlich werden Sie bereits Teilzeitkräfte beschäftigen. Teilzeit ist ein hervorragendes Modell, um den Personalstand zu reduzieren und gleichzeitig hoch qualifiziertes Personal zu binden. Bei Bedarf können Sie dann mit den Teilzeitkräften auch wieder eine längere Arbeitszeit vereinbaren. Sie erreichen dieses entweder durch eine einvernehmliche Regelung oder durch eine Änderungskündigung. Dabei beachten Sie natürlich den allgemeinen und besonderen Kündigungsschutz sowie die Kündigungsschutzfristen.

Hier lesen Sie mehr dazu, wann Arbeitszeit befristet reduziert werden kann.

Job-Sharing: Auch die Arbeitsplatzteilung ist eine Variante der Teilzeitbeschäftigung. Es existiert sogar eine gesetzliche Definition in § 13 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes. Danach liegt Job-Sharing vor, wenn Sie mit mehreren Arbeitnehmern vereinbaren, dass sie sich die Arbeitszeit an einem Arbeitsplatz teilen. Die Job-Sharer bestimmen jedoch im Gegensatz zur normalen Teilzeit die Aufteilung der Arbeitszeit untereinander selbst. Nur in den Fällen, in denen Ihnen das nicht gelingt, dürfen Sie einschreiten.

Kurzarbeit: Kurzarbeit haben Sie mit Ihren Mitarbeitern oder Ihrem Betriebsrat zu vereinbaren. Mehr zu diesem Thema lesen Sie hier.

Fazit: Im deutschen Arbeitszeitrecht gibt es eine große Vielzahl an Flexibilisierungsmöglichkeiten. Sie sollten diese Instrumente nutzen.